Nebenkostenabrechnung: Fristen, Nachzahlung und was Mieter prüfen sollten

Wenn du zur Miete wohnst, zahlst du jeden Monat nicht nur die Kaltmiete, sondern meist auch Vorauszahlungen für die Betriebskosten, umgangssprachlich Nebenkosten. Einmal im Jahr rechnet der Vermieter ab. Dann gibt es entweder ein Guthaben oder eine Nachzahlung. Die Nachzahlung ist eine der Rechnungen, die viele Haushalte kalt erwischt.

Was die Nebenkostenabrechnung ist

Mit der Abrechnung vergleicht der Vermieter, was du über das Jahr vorausgezahlt hast, mit dem, was an Betriebskosten tatsächlich angefallen ist. Laut § 556 BGB ist über die Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen, und dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten.

Die Frist für den Vermieter

§ 556 Abs. 3 BGB sagt: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.

Ein Beispiel: Läuft der Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2026 bei dir sein.

Kommt sie später, ist eine Nachforderung des Vermieters nach dem Gesetz ausgeschlossen. Die Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Deine Frist für Einwände

Auch du hast eine Frist. Einwendungen gegen die Abrechnung musst du dem Vermieter laut § 556 Abs. 3 BGB spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen, außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten.

Notiere dir deshalb das Datum, an dem die Abrechnung bei dir angekommen ist.

Was du prüfen solltest

Geh die Abrechnung in Ruhe durch:

1. Zeitraum: Umfasst die Abrechnung genau ein Jahr?
2. Frist: Ist sie rechtzeitig angekommen?
3. Vorauszahlungen: Stimmen die Beträge, die als von dir bezahlt aufgeführt sind, mit deinen Kontoauszügen überein?
4. Verteilung: Ist nachvollziehbar, nach welchem Schlüssel die Kosten auf die Mieter verteilt wurden, zum Beispiel nach Wohnfläche?
5. Einzelposten: Gibt es Posten, die du nicht verstehst oder die stark gestiegen sind?

Wenn dir etwas unklar ist, bitte den Vermieter, dir die Belege zu zeigen. Bei Streit helfen Mietervereine und Verbraucherzentralen weiter.

Eine Nachzahlung vorher einplanen

Eine Nachzahlung ist leichter zu stemmen, wenn du sie erwartest:

• Lege jeden Monat einen kleinen Betrag als Puffer zurück.
• Wenn die Energiepreise gestiegen sind, rechne eher mit einer Nachzahlung.
• Prüfe nach der Abrechnung, ob deine monatliche Vorauszahlung angepasst werden sollte, damit es im nächsten Jahr keine große Nachzahlung gibt.

Trag die Abrechnung in deine Fixkostenliste ein, mit dem Monat, in dem sie üblicherweise kommt. Wie du alle seltenen Posten in einer Liste zusammenführst, steht in unserem Ratgeber Rechnungen im Blick behalten.

Wenn du die Nachzahlung nicht auf einmal zahlen kannst

Sprich deinen Vermieter früh an und frag nach einer Ratenzahlung. Wenn du Bürgergeld beziehst, kannst du dich laut Familienportal des Bundesfamilienministeriums bei Mietschulden an dein Jobcenter wenden, sonst an dein Sozialamt. Was du tun kannst, wenn mehrere Rechnungen offen sind, steht in unserem Ratgeber Rechnungen nicht bezahlen können.

Kurz zusammengefasst

• Abrechnung jährlich, spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums
• Zu spät gekommen: keine Nachforderung, außer der Vermieter kann nichts dafür
• Einwände: zwölf Monate ab Zugang
• Puffer zurücklegen und Vorauszahlung nach der Abrechnung prüfen

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Streit über eine Abrechnung helfen Mietervereine und Verbraucherzentralen.